Les délibérations du CSE doivent être consignées dans un procès-verbal par le secrétaire du comité dans un délai et selon les modalités définis par un accord conclu dans les conditions prévues au premier alinéa de l’article L. 2312-16 ou, à défaut, par un décret.
Qui s’occupe de la rédaction du procès-verbal ?
- Le secrétaire élu du comité
- Ou son secrétariat ou un collaborateur sous sa responsabilité
- Certains cabinets privés aident à la rédaction du procès-verbal après enregistrement des débats
Qui signe le procès-verbal ?
- Le secrétaire du comité
- Si le secrétaire refuse de signer le procès-verbal, il commet une faute pouvant entraîner une action en justice
- Un procès-verbal signé du seul Président n’a pas valeur de procès-verbal
Quel est le délai de rédaction du procès-verbal ?
- Le PV doit être transmis à l’employeur par le secrétaire du comité dans les quinze jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte
- Si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de quinze jours, la transmission doit avoir lieu avant cette réunion
- Le délai est réduit à trois jours si la consultation à lieu dans le cadre d’une procédure de grand licenciement économique avec plan de sauvegarde de l’emploi
- Si l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, le délai est d’un jour
- Aucune sanction n’est prévue si les délais ne sont pas respectés, mais cela n’autorise pas l’employeur à établir lui-même le procès-verbal
Que contient le procès-verbal ?
- Les débats et les décisions prises
- Le résultat des consultations légales obligatoires notamment en matière de licenciement et de formation professionnelle
- Les réponses motivées de l’employeur aux propositions précédentes du comité
L’employeur ne peut pas s’opposer au fait que le procès-verbal relate en entier les différents points discutés en séance.
Il doit être rédigé en français mais rien n’empêche de mettre des extraits en langues étrangères. On ne peut pas omettre une décision clairement entendue lors de la séance d’un élu ou du président. Il faut y relater les différents points de vue et les questions diverses. Le secrétaire apprécie librement ce qui doit être reproduit car il n’est pas tenu de rapporter intégralement toutes les interventions.
Il est d’usage pour les différents comités d’agir ainsi :
|
Les procès-verbaux |
Grand comité |
Moyen comité |
Petit comité |
|
1er procès-verbal |
Le compte-rendu intégral sténographique sténotype, ou la bande magnétique |
Le procès-verbal à partir des notes de l’assistant du secrétaire |
Le secrétaire peut établir un seul procès- verbal distribué aux membres du comité et affiché |
|
2ème procès-verbal |
Le procès-verbal proprement dit, relation complète mais synthétique des débats, rédigés par le secrétaire |
Le communiqué résumé destiné à la diffusion et àl’affichage |
|
|
3ème procès-verbal |
Un communiqué résumant la séance rédigée par le secrétaire, destiné àl’affichage et à la diffusion parmi le personnel |
Qui peut consulter le procès-verbal archivé ?
- Le secrétaire
- Le Président
- Les membres du CSE
- Les agents de contrôle de l’inspection du travail
La reproduction du procès-verbal
- Sauf accord plus favorable, il appartient au secrétaire de faire reproduire le procès-verbal, de le distribuer et de l’archiver aux frais du comité.
- Ces frais sont imputés sur le budget de fonctionnement du CSE
- Pour les procès-verbaux importants, on peut envisager une ventilation entre ce budget et celui des activités sociales et culturelles selon le nombre de pages consacrées aux activités économiques et professionnelles et le nombre de pages consacrées aux activités sociales et culturelles
A qui le procès-verbal doit-il être communiqué ?
- Au chef d’entreprise
- Aux titulaires du comité
- Aux membres suppléants
- Aux représentants syndicaux
C’est à sa lecture que les membres décident si le texte convient ou s’ils doivent demander des modifications.
L’adoption du procès-verbal
- C’est obligatoire en cas d’affichage ou de diffusion de l’intégralité du procès-verbal
- Il est d’usage d’adopter à chaque réunion le procès-verbal de la séance précédente, voire en cas de retard, celui d’une séance antérieure
- L’adoption est proposée par le président en début de séance
- Avant de mettre aux voix le projet de procès-verbal, le président doit demander s’il y a des observations
- Tout membre peut présenter des observations et faire des propositions de modification
- Ces observations doivent être écrites par le secrétaire dans le procès-verbal de la séance en cours
- Le secrétaire n’est pas tenu de modifier le procès-verbal, sauf à la demande de la majorité des membres
- Si le secrétaire se rend compte qu’il a oublié de mentionner une information ou une déclaration, il peut rédiger un additif au procès-verbal adopté. Il sera distribué aux membres puis soumis lors d’une réunion ultérieure à une adoption séparée s’il doit être diffusé
La diffusion du procès-verbal
- Le secrétaire doit informer les salariés en affichant ou en diffusant le procès-verbal selon les modalités décidées lors de la séance ou prévues par le règlement intérieur du CSE
- Le président commet le délit d’entrave s’il s’oppose à l’affichage
- On peut diffuser le procès-verbal sur le site internet, mais seulement pour le personnel de l’entreprise
- Il ne doit pas contenir de données diffamatoires ni de renseignements purement privés
- Le secrétaire peut demander au juge des référés la suppression de l’affichage irrégulier
La valeur probante du procès-verbal
- Il est utile de conserver les procès-verbaux le plus longtemps possible, utilisable en justice. En effet, les jugements des tribunaux et les arrêts de la Cour de cassation se référent très souvent aux procès - verbaux des comités.
- Toute personne, membre du comité ou non, peut contester sous un délai de cinq ans un procès-verbal.